e-Arşiv fatura kesmek; alıcı ve ürün bilgilerini girmek, tutarları kontrol etmek, belgeyi oluşturmak ve gerektiğinde PDF paylaşmak demektir. Aşağıdaki adımlar hem GİB portalı hem de Kolay e-Arşiv gibi yazılımlar için ortak bir çerçeve sunar.
1. Hesap ve GİB erişimi
Önce e-Arşiv kesebileceğiniz bir ortam seçin: GİB e-Arşiv Portalı veya onaylı bir yazılım/entegratör. Kolay e-Arşiv’de üyelik sonrası 7 gün deneme ile başlayabilirsiniz; paket detayları fiyatlarımız sayfasındadır. GİB kullanıcı bilgilerinizi güvenli şekilde kullanın; kimlik bilgilerini üçüncü taraflarla paylaşmayın.
2. Alıcı ve ürün bilgilerini hazırlayın
- Alıcı ünvanı, vergi numarası veya TCKN
- Adres ve iletişim bilgileri (gerekliyse)
- Mal/hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat
- Doğru KDV oranı
Eksik veya hatalı satır sonradan düzeltmeyi zorlaştırır; kesmeden önce kontrol edin.
3. Belgeyi oluşturun ve onaylayın
Bilgileri forma girip faturayı oluşturun. Yazılımda taslak → kontrol → onay akışı varsa önce önizleyin. Onay sonrası belge GİB sürecine aktarılır. Temel ürün akışı için e-Arşiv fatura sayfasını inceleyebilirsiniz.
4. PDF ve arşiv
Müşteriye PDF gönderin veya panellerinizde saklayın. Toplu indirme ihtiyacınız varsa sistem özelliklerini kullanın. Saklama süreleri mevzuata tabidir; muhasebe ile netleştirin.
Pazaryeri siparişinden kesmek
Trendyol, Hepsiburada veya N11 siparişlerinde alıcı ve ürün bilgilerini manuel kopyalamak yerine entegrasyonla çekmek hatayı azaltır. Genel bakış: pazaryeri entegrasyonu. Trendyol özelinde: Trendyol entegrasyonu ve Trendyol fatura nasıl kesilir?
Sık yapılan hatalar
- Yanlış vergi numarası veya eksik unvan
- KDV oranının ürün/hizmete uymaması
- İade/iptal siparişinin faturalanması
- Tarih ve fatura numarası karışıklığı
Belgeyi göndermeden önce kısa bir kontrol listesi alışkanlığı çoğu hatayı önler. Başlamak için sisteme giriş yapabilirsiniz.
Vergi ve e-belge kuralları dönemsel değişebilir. Güncel yükümlülükler için GİB kaynaklarını ve mali müşavirinizi referans alın.
