Kontörsüz e-Arşiv Fatura: Yıllık Lisans mı, Kontör mü?

Fatura programı ararken "kontör" kelimesine mutlaka rastlarsınız. Her fatura bir kontör harcar, kontör bitince yenisini alırsınız; sipariş sayısı arttıkça gider de artar. Özellikle pazaryeri satıcıları için bu gider kalemi sezon günlerinde gözle görülür hale gelir. Bu yazıda kontörün ne olduğunu, kendi maliyetinizi basit bir formülle nasıl hesaplayacağınızı ve yıllık lisansın hangi durumda anlamlı olduğunu anlatıyoruz.

Not: Rakamlar sağlayıcılara ve zamana göre değişir. Bu yazıda başka firmaların fiyatını yazmıyoruz; kendi adedinizle hesap yapmanız için bir yöntem veriyoruz.

Kontör nedir, neden var?

Kontör, özel entegratörlerin e-Arşiv, e-Fatura gibi belgeleri iletmek için belge başına aldığı ücret birimidir. Mantık basittir: ne kadar belge keserseniz o kadar ödersiniz. Bu model az fatura kesen işletmeler için esnek olabilir; fatura adedi arttıkça toplam gider de aynı oranda büyür.

Kamu tarafında ise Gelir İdaresi Başkanlığı'nın kendi e-Arşiv Portalı bulunur ve faturaları portal ekranından tek tek kesebilirsiniz. Portalın güncel koşullarını gib.gov.tr üzerinden kontrol edin. Portal ekranında her faturayı elle girersiniz; pazaryeri siparişlerini kendiliğinden faturaya çevirmez. Telefondan kullanım için GİB portal mobil uyum sorunu yazısına göz atabilirsiniz.

"Kontörsüz" ne demek, ne demek değil?

Kolay e-Arşiv'de fatura başına kontör ücreti yoktur. Bunun yerine yıllık lisans ödersiniz. Yıllık lisanslı kullanımda fatura sayısı arttıkça fatura başına ek ücret çıkmaz.

Şunu da açık söyleyelim:

• Yıllık lisans ücretlidir. Web/EFT yıllık Basic 499 TL, Pro 899 TL (+ KDV) fiyatıyla sunulur. Toplamlar KDV dahil Basic için 598,80 TL, Pro için 1.078,80 TL'dir. Fiyatlar Fiyatlarımız sayfasında güncel tutulur; App Store ödeme fiyatı farklıdır.
• "Kontörsüz" demek tüm giderlerin ortadan kalktığı anlamına gelmez. Pazaryeri komisyonları, kargo ve muhasebe giderleriniz sürer.
• E-Fatura mükellefi olma zorunluluğunu ya da kendi yasal yükümlülüğünüzü değiştirmez. Bu konuda mali müşavirinize danışın; fatura türü ve geçiş koşulları için e-Fatura ve e-Arşiv geçiş sınırı yazısı genel çerçeve sunar.

Maliyeti kendiniz hesaplayın

İki modeli karşılaştırmak için üç sayıya ihtiyacınız var:

1. Yıllık kesmeyi düşündüğünüz fatura adedi (N)
2. Şu an baktığınız sağlayıcının fatura başına gerçek ücreti (K, kendi tekliflerinizden alın)
3. Yıllık lisans bedeli (L; Pro için KDV dahil 1.078,80 TL, Basic için 598,80 TL)

Belge başına model yıllık gideri yaklaşık N × K olur. Yıllık lisans modelinde gider L'dir. Baş başa gelme noktası: N = L ÷ K. Yani yıllık fatura adediniz bu sayının üzerindeyse lisans lehinize görünür; altındaysa belge başına model daha ucuz olabilir.

Hesabı yaparken şunlara dikkat edin: kontör paketlerinin KDV'li mi KDV'siz mi olduğuna, kullanılmayan kontörün sonraki yıla devredip devretmediğine ve yoğun sezon ayları için fazladan paket gerekip gerekmediğine bakın. Sağlayıcıların koşulları farklıdır; bunları kendi tekliflerinden okuyun.

Hangi işletme hangi modele uyar?

• Günde birkaç fatura kesen pazaryeri satıcısı: Adet yüksek olduğu için baş başa noktası kolay aşılır. Pro pakette sipariş faturaları otomatik oluşur; elle yazma ve kontör takibi iki iş birden kalkar. Trendyol e-Arşiv entegrasyonu ve Hepsiburada entegrasyonu yazılarında akışı görebilirsiniz.
• Ayda birkaç fatura kesen serbest çalışan: Adet düşükse formül belge başına modeli işaret edebilir. Kendi sayınızla hesaplayın.
• Hem pazaryerinde hem dışarıda satan işletme: Pro ile pazaryeri tarafı otomatik, pazaryeri dışı satışlar telefondan fatura ile ilerler. Rutin işleri azaltan yönlerini cari yönetimi yazısında anlattık.

Sağlayıcıya sormanız gereken sorular

Hangi firmayla çalışırsanız çalışın, teklif alırken aşağıdaki soruları yazılı olarak netleştirin. Cevaplar toplam maliyeti kontör fiyatından daha çok etkileyebilir:

• Fatura iptali ve iade faturası ek kontör harcıyor mu?
• Kontör paketinin son kullanma tarihi var mı?
• Pazaryeri entegrasyonu, mobil uygulama ve destek ayrı mı ücretlendiriliyor?
• Yıllık yenileme ücreti ilk yıl ücretiyle aynı mı?
• Lisans süresi bitince geçmiş faturalarınıza erişiminiz nasıl devam ediyor?

Bu soruları Kolay e-Arşiv için de sorabilirsiniz; cevapları iletişim sayfasından ya da satın alma sayfasından öğrenebilirsiniz.

Örnek hesap (sayılar tamamen varsayımsaldır)

Diyelim ki bir teklifte fatura başına ücret 1 TL görünüyor (K = 1) ve Pro lisansı KDV dahil 1.078,80 TL (L = 1.078,80). Baş başa noktası N = 1.078,80 ÷ 1 = yaklaşık 1.079 fatura olur. Yıllık 1.079'dan fazla fatura kesiyorsanız lisans avantajlı görünür. K değeri 2 TL olsaydı eşik yaklaşık 540 faturaya düşerdi. Buradaki 1 TL ve 2 TL gerçek bir sağlayıcının fiyatı değildir; yalnızca formülün nasıl çalıştığını göstermek için seçildi. Kendi teklifinizdeki K değerini yazarak hesabı tekrarlayın.

Basic ve Pro: kısa karşılaştırma

• Basic (yıllık 499 TL + KDV): e-Arşiv fatura kesme ve yönetimi, cari hesap yönetimi, mal/hizmet tanımları, e-posta ve bildirim ayarları, dövizli fatura ve toplu PDF/ZIP indirme; Android, iOS ve Web.
• Pro (yıllık 899 TL + KDV): Basic'teki her şey; ayrıca adınıza düzenlenmiş faturaları listeleme, Trendyol, Hepsiburada ve N11 siparişlerini otomatik çekme ve fatura kesme, faturaya logo, kaşe ve IBAN ekleme.

Dövizli fatura ve toplu PDF/ZIP indirme her iki pakette de vardır; ZIP içinde onaylanmış, onaylanmamış ve iptal faturalar ayrı klasörlerde gelir. Pazaryeri satıcısıysanız karar çoğunlukla otomatik sipariş faturası ihtiyacına bağlıdır; bu özellik Pro kapsamındadır.

Karar vermeden önce kontrol listesi

• Son 12 ayda kaç fatura kestiniz? Sezon artışını da ekleyin.
• Şu anki aylık fatura gideriniz kaç? Kontör, abonelik, destek ücretini ayrı yazın.
• Faturaları telefondan da kesmeniz gerekiyor mu? (Mobil uygulamadan e-Arşiv fatura)
• Yıllık ödeme sizin nakit akışınıza uygun mu?
• Mali müşavirinizin hangi biçimde çıktı beklediğini sordunuz mu?

Sık sorulan sorular

Kontör nedir?

Kontör, özel entegratörlerin e-belgeleri iletmek için belge başına tahsil ettiği ücret birimi olarak kullanılır. Fiyat ve kapsam sağlayıcıdan sağlayıcıya değişir; güncel koşulları sağlayıcının kendi sayfasından kontrol edin.

Kontörsüz e-Arşiv fatura gerçekten mümkün mü?

Kolay e-Arşiv'de fatura başına kontör ücreti yoktur; yıllık lisans ücreti vardır. Bu, maliyetin sıfır olduğu anlamına gelmez; lisans, KDV ve diğer iş giderleriniz devam eder.

Tüm sağlayıcılar kontör alır mı?

Böyle genelleme yapmıyoruz. Bazı sağlayıcılar belge başına, bazıları paket veya abonelik başına ücretlendirir. Karşılaştırmayı kendi fatura adedinizle yapın.

Yıllık lisans her işletme için daha ucuz mu?

Hayır. Çok az fatura kesen bir işletme için belge başına ödeme daha uygun çıkabilir. Yazıdaki N = L ÷ K formülüyle kendi adedinizi hesaplayın.

Basic ve Pro arasındaki fark nedir?

Basic çekirdek e-Arşiv özelliklerini içerir; dövizli fatura ve toplu PDF/ZIP indirme her iki pakette de vardır. Pro, Basic'in tüm özelliklerine ek olarak pazaryeri entegrasyonları ve otomatik sipariş faturalandırmayı kapsar. Ayrıntı için Fiyatlarımız sayfasına bakın.

Deneme süresi ne kadar?

İlk girişte 7 günlük Pro deneme açılır; süresiz kullanım değildir. Süre sonunda kullanım için paket satın almanız gerekir.